Najem prywatny stanowi u wielu przedsiębiorców dodatkowe źródło dochodu pasywnego. Choć teoretycznie nie jest związany z działalnością gospodarczą z uwagi na rozliczanie w ramach odrębnego źródła przychodów w PIT, to na gruncie podatku VAT sprawa ma się zgoła odmiennie. W pewnych przypadkach nie dopilnowanie korelacji najmu prywatnego z działalnością gospodarczą może doprowadzić do licznych kłopotów, a nawet do utraty prawa do zwolnienia z VAT.

Na gruncie VAT najem prywatny traktowany jest jak każda inna działalność gospodarcza

Tak jak zaakcentowano na wstępie, kwestia najmu prywatnego na gruncie PIT i VAT to dwa zupełnie odmienne zagadnienia, które należy rozpatrywać i analizować odrębnie.

Każdy najem, w tym tzw. najem prywatny na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług stanowi de facto działalność gospodarczą z uwagi na cechę ciągłości i zorientowaniu na cel zarobkowy. Powyższa teza znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 września 2023r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.334.2023.5.AMA, podkreślił, że „Również bez znaczenia, dla uznania Pani za podatnika podatku od towarów i usług prowadzącego działalność gospodarczą w rozumieniu podatku VAT z tytułu udostępnienia pokoi, pozostaje okoliczność ich wynajmu w ramach tzw. „najmu prywatnego” jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług będzie Pani prowadziła działalność gospodarczą w rozumieniu tej ustawy i będzie Pani miała status podatnika podatku VAT.”

Powyższa kwalifikacja sprawia, że wynajmując prywatnie lokale należy przestrzegać przepisów ustawy o VAT na każdej płaszczyźnie.

Podatnik zwolniony z VAT wliczy przychody z najmu do limitu 200 000 zł uprawniającego do zwolnienia podmiotowego

Pierwszą istotną konsekwencją najmu prywatnego przy jednoczesnym prowadzeniu działalności gospodarczej jest konieczność kumulowania przychodów z najmu i działalności gospodarczej w celu weryfikacji limitu zwolnienia podmiotowego z VAT.

Co prawda z art. 113 ust. 2 pkt 2 lit a) ustawy o VAT wynika, że do limitu zwolnienia z VAT nie wlicza się usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 z wyjątkiem jednak transakcji związanych z nieruchomościami, jeśli czynności te nie mają charakteru usług pomocniczych. Fiskus stoi jednak na stanowisku, iż najem prywatny nawet jednego mieszkania nie ma charakteru usługi pomocniczej, lecz ciągłej, a co za tym idzie przychody należy uwzględnić w limicie zwolnienia z VAT. Potwierdza to w szczególności interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 maja 2023r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.208.2023.1.KO: „Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie obroty z tytułu świadczenia usług najmu mieszkań na cele mieszkaniowe, jako transakcje związane z nieruchomościami, które nie mają charakteru czynności pomocniczych, powinny być wliczane do wartości sprzedaży, o której mowa w art. 113 ust. 1 ustawy. Zatem po przekroczeniu kwoty, o której mowa w art. 113 ust. 1 ustawy, powinien Pan złożyć zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym.”

W skrajnym przypadku przeoczenie obrotów z najmu prywatnego przy jednoczesnym założeniu, że obroty z działalności gospodarczej balansują na granicy zwolnienia podmiotowego z VAT, może doprowadzić do utraty tego zwolnienia. Wsteczna rejestracja do VAT połączona z koniecznością dopłaty podatku wraz z odsetkami może być niezwykle dotkliwa finansowo dla podatnika.

Czynny podatnik VAT winien wykazać najem prywatny w JPK_VAT z odpowiednią stawką podatku lub zastosować zwolnienie

Czynny podatnik VAT świadczący usługi najmu prywatnego obowiązany jest do uwzględnienia w odrębnych pozycjach deklaracji/JPK wartości wyświadczonych usług. Istnieją trzy możliwości rozliczenia najmu na gruncie VAT:

• zastosowanie zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36, tj. najem na cele mieszkalne (długoterminowy),
• zastosowanie obniżonej stawki VAT 8% dla usług krótkotrwałego zakwaterowania (dział PKWiU 55),
• zastosowanie podstawowej stawki VAT 23% dla pozostałych usług najmu np. lokali użytkowych itp.

W tym miejscu należy jednak podkreślić, iż obniżona stawka VAT 8% znajduje zastosowanie tylko przy bezpośrednim wynajmie. Jeżeli podatnik korzysta z usług pośrednika, który dalej podnajmuje nieruchomość na własny rachunek, wówczas konieczne jest zastosowanie stawki podstawowej 23% (np. Wiążąca Informacja Stawkowa z dnia 4 marca 2022, sygn. 0112-KDSL2-1.440.362.2021.2.SS).

Pozostałe obowiązki na gruncie VAT wynikające z najmu prywatnego: kasa fiskalna, rozpoznanie obowiązku podatkowego, wystawienie faktury

Traktowanie najmu prywatnego na gruncie ustawy o VAT jak każdej innej działalności gospodarczej sprawia, że podmioty świadczące usługi w zakresie najmu zobligowani są do weryfikowania wszelkich obowiązków wynikających z tych przepisów. Poniżej przegląd najważniejszych zagadnień.

Wystawienie faktury. Co do zasady podatnik świadczący usługi zwolnione z VAT nie jest zobligowany do wystawienia faktury (art. 106b ustawy o VAT). W przypadku świadczenia usługi najmu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy. W takich przypadkach podatnik może wystawić fakturę dobrowolnie. Świadczenie opodatkowanych usług najmu i/lub na rzecz innych podatników VAT obowiązkowo należy udokumentować fakturą. Moment wystawienia faktury należy skorelować z powstaniem obowiązku podatkowego.

Obowiązek podatkowy. W przypadku usług najmu obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury. Do czynienia mamy w tym przypadku z wyjątkiem, bowiem wedle zasady ogólnej obowiązek podatkowy na gruncie VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeżeli podatnik nie wystawia faktury lub wystawia ją z opóźnieniem, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności wynikającego np. z umowy najmu.

Kasa fiskalna. Rozporządzenie wydane na podstawie ustawy o VAT w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje zwolnienie podmiotowe, gdzie do 20 000 zł obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jednorazowe przekroczenie limitu obliguje do posiadania kasy fiskalnej chyba, że podmiot będzie korzystać ze zwolnień przedmiotowych. Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania szereg czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia, do których zalicza się w szczególności:

• wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
• świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Inaczej rzecz ujmując po przekroczeniu limitu 20 000 zł podatnik może nie instalować kasy fiskalnej, o ile płatności wynikające z umowy będzie przyjmować tylko i wyłącznie w formie bezgotówkowej. Końcowo należy zauważyć, iż o przekroczenie limitu nietrudno – wystarczy miesięczny czynsz na poziomie niecałych 1670 zł.

Autor- Łukasz Kluczyński