FAQ - Najczęściej zadawane pytania
1. Mam pytania lub wątpliwości. Chciałbym skorzystać z konsultacji, czy jest taka możliwość?
Oczywiście, zawsze możesz kontaktować się z księgowymi, obsługującymi Twoją firmę. Możesz być pewny/a, że będą oni zapoznani z sytuacją w Twoim przedsiębiorstwie, dzięki czemu odpowiedź będzie trafna i kompletna.
2. Kto zajmuje się obsługą mojej firmy?
Do obsługi Twojej firmy na stałe przydzieleni zostają księgowi, na bieżąco zapoznani z sytuacją w Twojej działalności. Pierwszy z nich, księgowy prowadzący zajmował się będzie bieżącą obsługą Twojej działalności, drugi zaś, to księgowy zastępujący księgowego prowadzącego w przypadku jego nieobecności. W sytuacjach wyjątkowych (np. podczas rejestracji firmy, załatwiania pierwszych formalności, przeniesienie usługi od innego biura), Twoimi sprawami może zajmować się jeden z firmowych Księgowych Głównych. Ich zadaniem jest realizacja zadań wykraczających poza zwykłe procedury księgowe.
3. Czym się różni usługa biura rachunkowego Taxe od obsługi zwykłego, stacjonarnego biura rachunkowego?
Zasadniczo różnica jest tylko jedna. Dokumenty w postaci oryginalnej - papierowej kompletowane i przechowywane są nie w biurze rachunkowym, a w miejscu wskazanym przez Klienta (najczęściej jest to miejsce prowadzenia działalności).
Nasze biuro przechowuje wyłącznie postać cyfrową tych dokumentów. Korzyść wypływająca z takiego rozwiązania jest ewidentna: wszystkie dokumenty zawsze pod ręką, nie ma konieczności wizyty w biurze rachunkowym w celu przypomnienia kwoty do zapłaty za abonament telefoniczny, czy w celu wykonania kopii dokumentu zakupu urządzenia, które właśnie wysyłamy do gwarancji.
Jeżeli chodzi o inne aspekty formalno-prawne, więcej różnic nie ma. Podobnie jak w przypadku zwykłego biura rachunkowego podpisywana jest umowa o świadczenie usług księgowych, przenosząca odpowiedzialność za te czynności na biuro. Tak samo jak każde inne biuro tworzymy i prowadzimy całość niezbędnej dokumentacji, wyręczamy również Klienta w dostarczeniu deklaracji do odpowiednich organów.
4. Czym się różni usługa biura rachunkowego Taxe od usługi księgowości internetowej?
Przede wszystkim należy zaznaczyć, że to co w przypadku zwykłej księgowości internetowej musi wiedzieć i wykonywać samodzielnie klient, a więc proces księgowania (interpretacja, przetworzenie i wprowadzenie dokumentów finansowych do odpowiednich rejestrów), w ramach usługi Taxe wykonywane jest przez zawodowych księgowych.
Posiadają oni odpowiednią wiedzę, doświadczenie, ponoszą prawną odpowiedzialność za swoje usługi. Nie płacimy więc za narzędzie, a za usługi specjalistów.
5. Co to jest pula księgowań i jak się ją rozlicza?
Jedno księgowanie jest równoznaczne z prawidłowym (zgodnym z przepisami prawa) przeprowadzeniem pojedynczej operacji księgowej wprowadzającej zapis do rejestrów księgowych na podstawie przekazanego przez Klienta dokumentu, zbioru dokumentów lub informacji. Jeżeli operacja księgowa wprowadza zapis jednocześnie do dowolnego rejestru księgowego oraz rejestru VAT, traktowana jest jako pojedyncza.
Jeżeli więc przykładowo ten sam dokument zostanie ujety jednocześnie w Księdze Przychodów i Rozchodów oraz w rejestrze sprzedaży VAT, traktowany jest jako jedno księgowanie.
Co znajduje się w rejestrach księgowych? Ogólnie rzecz ujmując, wszystkie dokumenty finansowe firmy podlegające rozliczeniu podatkowemu: faktury i rachunki sprzedaży towarów lub usług, rachunki i faktury zakupów towarów i usług, odpisy amortyzacyjne, składki ZUS, itd...
Pula księgowań zawarta w opłacie stałej, jest to liczba księgowań, które są już z góry opłacone.
6. Co się stanie, gdy przekroczę pulę zawartą w opłacie stałej?
Nie ma możliwości zaistnienia sytuacji, w której wobec wyczerpania dostępnej puli, Twój dokument miałby zostać niezaksięgowany. W takim przypadku dokument zostaje przetworzony oraz naliczona opłata zgodna z Cennikiem za dodatkowe księgowanie.
7. Jestem płatnikiem VAT, czy muszę płacić dodatkowo?
W zależności od wybranego pakietu, opłata za rozliczenie podatników VAT jest zawarta w opłacie stałej lub doliczana jako pozycja dodatkowa. Informację, jak jest w Twoim przypadku, odnajdziesz w Cenniku usługi dla Twojego pakietu. W niektórych naszych pakietach rozliczanie podatników VAT nie jest dostępne. Jeżeli korzystając z takiego pakietu uzyskasz status czynnego płatnika podatku VAT, konieczna będzie zmiana pakietu na wyższy.
8. Czy biuro przekazywać będzie w moim imieniu pliki JPK?
Tak, pliki JPK będą generowane i przekazywane do urzędów cyklicznie lub na ich żądanie, w zależności od charakteru pliku JPK: JPK_VAT cyklicznie co miesiąc, a na żądanie organu kontroli: JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_FA (jeżeli korzystasz z naszego modułu do generowania dokumentów sprzedaży).
9. Od lat używam swojego ulubionego oprogramowania do wystawiania faktur VAT. Czy muszę z niego zrezygnować na rzecz modułu w Panelu Klienta?
Nie. Korzystanie z naszego modułu fakturującego do generowania dokumentów sprzedaży nie jest obligatoryjne. Dokumenty sprzedaży wystawione w Twoim ulubionym programie mogą być przesyłane w postaci skanów lub plików PDF tak jak inne dokumenty. Uwaga! Pamiętaj, aby Twój program do fakturowania posiadał opcję generowania plików JPK_FA od 1 lipca 2018r.
10. Zatrudniam lub w przyszłości planuję zatrudnić pracownika.
W ramach usługi Taxe można prowadzić rozliczenia zatrudnionych na podstawie umowy o pracę pracowników.
11. Czy jest możliwa obsługa spółki cywilnej?
Tak. Spółki cywilne oraz inne spółki osobowe rozliczające się przy uzyciu Księgi Przychodów i Rozchodów są obsługiwane w ramach naszej usługi.
12. Czy jest możliwa obsługa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Niestety nie. Obsługujemy wyłącznie podmioty rozliczające się z wykorzystaniem Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (ryczałt). Spółki z o.o. z uwagi na charakter swojej prawnej konstrukcji zobligowane są do rozliczania się z wykorzystaniem Ksiąg Handlowych (tzw. pełna księgowość).
13. Rozliczam się na podstawie podatku liniowego/ryczałtowego oraz/lub deklaracje VAT/PIT wysyłam kwartalnie.
Nie stanowi to przeszkody. Usługa Taxe obsłuży również te formy rozliczania podatków.
14. Jakiego typu skanera muszę używać?
Wystarczającymi parametrami urządzenia skanującego lub aparatu fotograficznego jest możliwość wykonania skanu lub zdjęcia w rozdzielczości nie mniejszej niż 150 dpi, przynajmniej w skali szarości. W przypadku aparatów fotograficznych stanowi to rozdzielczość około 3MP.
15. Czy zamiast skanera mogę używać aparatu fotograficznego?
Tak, pod warunkiem, że wykonane fotografie nie będą budzić najmniejszych wątpliwości co do zawartości fotografowanego dokumentu.
16. W jaki sposób mogę sprawować kontrolę nad ilością oraz poprawnością przesłanych dokumentów?
Po przesłaniu dokumentów do biura, do momentu ich zaksięgowania, masz pełny dostęp do rejestru tych dokumentów. Możesz sprawdzić ich liczbę, a także dokonać podglądu zawartości, pobierając je na swój dysk twardy.
17. Jak sprawdzić poprawność zaksięgowania moich dokumentów?
Po zaksięgowaniu dokumentu, jest on zawsze ujęty w odpowiednim rejestrze księgowym (lub kilku rejestrach). Rejestry te są dostępne z poziomu panelu Taxe. W każdym momencie możesz dokonać weryfikacji ich zawartości.
18. Czy biuro rachunkowe wysyła za mnie deklaracje do urzędów?
Tak. Złożone przez Ciebie w urzędzie skarbowym formularze UPL-1 upoważniają naszych pracowników do przesłania w Twoim imieniu bezpośrednio do urzędu odpowiednich deklaracji.
Biuro rachunkowe wysyła również odpowiednie deklaracje do ZUS.
19. Czy biuro rachunkowe opłaca w moim imieniu podatki i składki ZUS?
Nie. W terminach określonych Regulaminem generujemy dla Ciebie specjalne raporty, w których otrzymasz informację dotyczącą wysokości podatków oraz składek do zapłaty. Same opłaty musisz wykonać we własnym zakresie.
20. Czy biuro rachunkowe wypełni dla mnie roczne zeznanie podatkowe?
Tak, pod warunkiem zlecenia nam takiej usługi. Jest ona dodatkowo płatna, w Cenniku odnajdziesz szczegółowe informacje na temat wysokości takiej opłaty. Jeżeli zdecydujesz się nie zlecać nam sporządzenia zeznania rocznego, przekażemy Ci wypełniony formularz PIT/B, zawierający dane rozliczeniowe z działalności gospodarczej.
21. Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za sporządzanie rejestrów księgowych?
Tak, zgodnie z treścią umowy zawartą z Klientem oraz zgodnie z wytycznymi Misterstwa Finansów dotyczących usługowego prowadzenia ksiąg rachukowych. Ponadto nasze biuro posiada wykupione polisy OC, których sumy gwarancyjne, zgodnie z Regulaminem usługi, nie mogą być niższe, niż 500 000 PLN. Polisy OC wykupione na 2021 rok, opiewają na łączną sumę 1 000 000 PLN.
