Zagadnienie kas fiskalnych oraz terminali płatniczych pojawiło się po raz pierwszy wraz z implementacją przepisów „Polskiego Ładu”. Interpretacja regulacji dot. płatności bezgotówkowych była początkowo niejasna, a kwestie techniczne spowodowały odsunięcie w czasie obowiązku integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi. Z początkiem 2025r. obowiązywać będą dotkliwe sankcje!

5000 zł za brak integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym od 1 stycznia 2025r.

Obowiązek integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym został zaimplementowany do porządku prawnego ustawą z dnia 21 października 2021r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.

Konieczność zapewnienia technicznej współpracy pomiędzy terminalem płatniczym a kasą fiskalną będzie obligatoryjna z dniem 1 stycznia 2025r. Obowiązek oraz sankcje zapisano w dwóch aktach prawnych:

• art. 19a ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców: „Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.”
• art. 111 ust. 6kb ustawy o VAT: „W przypadku stwierdzenia, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.”

Obowiązek i sankcje dotyczą tylko kas online

Przytoczone powyżej regulacje należy odczytywać dosłownie, a więc obowiązek zapewnienia współpracy terminala płatniczego oraz kasy fiskalnej dotyczy tylko i wyłącznie kas online. Przedsiębiorcy, którzy użytkują tradycyjne kasy fiskalne (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii) mogą w dalszym ciągu korzystać z tych kas i jednocześnie posiadać terminal płatniczy bez konieczności integrowania ich ze sobą. Nie poniosą tym samym sankcji finansowych z dniem 1 stycznia 2025r.

Przypomnijmy jednak, iż tradycyjne kasy fiskalne zostały wycofane z obrotu. Podatnicy mogą jednak użytkować je do momentu ich wyeksploatowania.

Czy posiadając kasę online konieczne jest posiadanie terminala płatniczego?

Kolejne pytanie nasuwające się przedsiębiorcom może dotyczyć obowiązku „dokupienia” terminala płatniczego, z uwagi na korzystanie z kasy fiskalnej online. Przedsiębiorca, który posiada kasę online, ale nie zdecydował się na zakup/wynajem terminala płatniczego, w dalszym ciągu nie ma obowiązku wyposażania się w terminal płatniczy.

Obowiązek integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną dotyczy tylko i wyłącznie podatników, którzy posiadają zarówno kasę fiskalną online jak i terminal płatniczy.

W momencie, gdy omawiane regulacje wchodziły do porządku prawnego pojawił się art. 19a ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, który obligował użytkowników kas fiskalnych do zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2024 r. poz. 30). Początkowo odczytywano to jako konieczność posiadania terminala płatniczego, jednak interpretacja przepisu oraz uzasadnienia do ustawy, doprowadziła do wniosków, iż instrumentem płatniczym jest np. możliwość zapłaty przy użyciu telefonu komórkowego, BLIK, czy udostępnienia komputera do wykonania przelewu. Zatem posiadając kasę fiskalną należy zapewnić możliwość zapłaty jakimkolwiek instrumentem płatniczym. Na chwilę obecną przedsiębiorcy nie mają więc obowiązku zakupu terminala płatniczego, a co za tym idzie integrowania go z kasą fiskalną.

Integracja kasy z terminalami ma na celu uszczelnienie systemu. Być może Ministerstwo Finansów po raz kolejny odsunie w czasie nowy obowiązek i sankcje

Zapewnienie współpracy kas online z terminalami płatniczymi ma na celu zwiększenie kontroli fiskusa nad podatnikami. Teoretycznie nie będzie więc technicznej możliwości „ręcznego” wprowadzenia kwoty do zapłaty na terminalu płatniczym oraz zafiskalizowania innej kwoty na kasie fiskalnej. Takie działanie ma na celu uniemożliwianie przyjmowania płatności bezgotówkowych z pominięciem kasy rejestrującej.

Podatnicy objęci nowymi obowiązkami i sankcjami winni na bieżąco śledzić wątek. Być może Ministerstwo Finansów zlikwiduje omawiane przepisy lub przynajmniej po raz kolejny odsunie je w czasie. Takie informacje pojawiły się na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów (https://www.gov.pl/web/finanse/rozpoczynamy-konsultacje-projektu-zmiany-ustawy-dotyczacej-obowiazkowego-ksef).

Autor: Łukasz Kluczyński