Przekroczenie limitu sprzedaży zobowiązującego do ewidencji za pomocą kasy fiskalnej
Wielu przedsiębiorców prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Niektórzy korzystają z różnego rodzaju zwolnień, inni są bliscy przekroczenia limitu zwolnienia z obowiązku stosowania ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.
Jednak w obu przypadkach można wpaść w wymieniony obowiązek. Dlaczego? O tym i nie tylko opowiedziano w niniejszej publikacji.
Czym jest ewidencja sprzedaży prowadzona przy pomocy kasy rejestrującej
Osoby fizyczne jak i osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą, którzy dokonują sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) mają obowiązek rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej gdy łączna sprzedaż na rzecz tych osób przekroczy w ciągu roku 20.000 zł.
Zatem gdy sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów przekroczy 20.000 zł wówczas należy nabyć kasę, zlecić jej instalację, zalegalizować, zgłosić do urzędu skarbowego i rozpocząć wystawianie paragonów sprzedaży za każdym razem kiedy dojdzie do sprzedaży na rzecz konsumenta.
Warto zaznaczyć, iż to jest ogólne określenie kiedy należy stosować ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Może przecież mieć miejsce przypadek kiedy nabywca będący przedsiębiorcą nie będzie chciał dokonać zakupu na swoją firmę a tylko do majątku prywatnego, a więc wyłącznie na cele osobiste poza działalnością. W takim wypadku otrzyma on paragon sprzedaży i nie otrzyma paragonu z NIP, gdyż przeznaczenie zakupu jest wyłącznie prywatne i niezwiązane z prowadzoną przez niego działalnością.
ISTOTNE:
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność jak i ci, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności i po raz pierwszy dokonują sprzedaży na rzecz konsumentów – mają obowiązek ustalić roczny limit zwolnienia z kasy z uwzględnieniem okresu prowadzenia tej sprzedaży (od dnia rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów do końca danego roku w którym ją dokonano po raz pierwszy).
Jeżeli nie przekroczą tak ustalonego limitu to w drugim roku obowiązuje już ich pełna wartość limitu zwolnienia 20.000 zł.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą od dnia 01.02.2021r. Niemniej pierwszą sprzedaż na rzecz konsumentów dokonał 29.07.2024r.
Liczba dni do końca roku wyniosła– 156 dni (licząc od dnia rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów do końca danego roku).
Limit zwolnienia z kasy na rok 2024: 8.524,59 zł
20.000 zł x (156 dni / 366 dni)
Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia z kasy do końca roku 2024 to jego sprzedaż na rzecz konsumentów za rok 2024 nie może przekroczyć kwoty limitu 8.524,59 zł.
W roku 2025 przedsiębiorca będzie mógł już korzystać z rocznego limitu zwolnienia z kasy w kwocie 20.000 zł.
Przykład 2
Podatnik zwolniony z VAT rozpoczął działalność dnia 15.07.2024r. Pierwszej sprzedaży na rzecz konsumentów dokonał dnia 22.07.2024r.
Liczba dni do końca roku wyniosła – 163 dni (licząc od dnia rozpoczęcia sprzedaży na rzecz konsumentów do końca danego roku).
Limit zwolnienia z kasy na rok 2024: 8.907,10 zł
20.000 zł x (163 dni / 366 dni)
Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia z kasy do końca roku 2024 to jego sprzedaż na rzecz konsumentów za rok 2024 nie może przekroczyć kwoty limitu 8.907,10 zł.
W roku 2025 przedsiębiorca będzie mógł już korzystać z rocznego limitu zwolnienia z kasy w kwocie 20.000 zł.
ISTOTNE:
Do wartości sprzedaży na rzecz konsumentów czynni podatnicy VAT nie wliczają podatku VAT.
ISTOTNE:
Do wartości sprzedaży na rzecz konsumentów (na potrzeby ustalenia limitu 20.000 zł) bierze się pod uwagę sprzedaż na rzecz konsumentów:
- niekorzystającą ze zwolnienia, oraz
- korzystającą ze zwolnienia
– z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej.
O jakie zwolnienia chodzi?
Zwolnienia z obowiązku prowadzenia kasy rejestrującej
Wszelkie zwolnienia z obowiązku ewidencji za pomocą kasy rejestrującej zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zwanym dalej rozporządzeniem.
Oto niektóre z nich.
| Zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej | |
| Bez względu na limit, z uwagi na rodzaj wykonywanej sprzedaży (załącznik do Rozporządzenia) (niektóre zwolnienia) | Z uwagi na limit |
| Dostawa towarów w systemie wysyłkowym płatna przez odbiorcę przelewem a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres) | Limit 20.000 zł dotyczy maksymalnej sprzedaży na rzecz konsumentów (u podatników rozpoczynających w trakcie roku sprzedaż na rzecz konsumentów limit ustala się proporcjonalnie) |
| Świadczenie usług płatne przez odbiorcę przelewem a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres) | Sprzedaż na rzecz konsumentów jeżeli przewidywany przez podatnika udział procentowy sprzedaży: za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności, za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy – będzie wyższy niż 80%. |
| Usługi związane z odpadami | |
| Usługi pocztowe, kurierskie | |
| Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania | |
| Usługi finansowe i ubezpieczeniowe | |
| Usługi związane z obsługą rynku nieruchomości | |
| Sprzedaż nieruchomości (w tym gruntów), środków trwałych | |
| Dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży | |
| Wiele innych | |
Należy podkreślić, iż zwolnienie z obowiązku stosowania kasy rejestrującej ze względu na rodzaj wykonywanej sprzedaży (załącznik do ww. Rozporządzenia) nie jest ograniczone limitem 20.000 zł. Nawet po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca może korzystać z tego zwolnienia.
Jednak należy uważać na inną kwestię. Jeżeli przedsiębiorca poza rodzajem sprzedaży (na rzecz konsumentów) korzystającym ze zwolnienia z kasy rozpocznie inny rodzaj sprzedaży już nie korzystający z tego zwolnienia to może okazać się, że będzie zobowiązany do instalacji kasy i prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy i to od pierwszej sprzedaży na rzecz konsumenta.
Przekroczenie limitu sprzedaży zobowiązującego do ewidencji za pomocą kasy fiskalnej
Przekroczenie wartości sprzedaży (limitu) na rzecz konsumentów 20.000 zł lub odpowiednio ustalonego proporcją (w przypadku podatnika rozpoczynającego sprzedaż na rzecz konsumentów) niesie za sobą określone konsekwencje podatkowe.
Kwestie utraty prawa do zwolnienia z kasy przedstawiono w poniższej tabeli.
| Utrata zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej | |
| Rodzaj zwolnienia | Moment utraty zwolnienia |
| Bez względu na przekroczenie limitu czy korzystanie ze zwolnienia ze względu na rodzaj sprzedaży | Z dniem wykonania rodzaju sprzedaży wyłączonego ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy (§ 4 ww. Rozporządzenia – przedstawione w tabeli na końcu publikacji) |
| Ze względu na przekroczenie limitu sprzedaży na rzecz konsumentów 20.000 zł | Gdy nie rozpoczęto rodzaju sprzedaży wykluczonej ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy – po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży na rzecz konsumentów przekroczyła kwotę 20.000 zł |
| Bez względu na przekroczenie limitu czy korzystanie ze zwolnienia ze względu na rodzaj sprzedaży | Z dniem wykonania rodzaju sprzedaży wyłączonego ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy (§ 4 ww. Rozporządzenia – przedstawione w tabeli na końcu publikacji) |
| Ze względu na przekroczenie przez podatników rozpoczynających sprzedaż na rzecz konsumentów limitu sprzedaży na rzecz konsumentów ustalanego w proporcji do okresu prowadzenia tej sprzedaży | Gdy nie rozpoczęto rodzaju sprzedaży wykluczonej ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy – po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży na rzecz konsumentów (limit ustalony proporcjonalnie do okresu prowadzenia tej sprzedaży) przekroczyła kwotę 20.000 zł |
ISTOTNE:
Rodzaje sprzedaży wykluczonej z możliwości korzystania ze zwolnienia z kasy rejestrującej zawarte są w § 4 ww. Rozporządzenia.
To oznacza, że z dniem rozpoczęcia wykonania tej sprzedaży podatnik od razu traci powyższe zwolnienie.
Przykład 3
Podatnik zwolniony z VAT rozpoczął działalność dnia 01.06.2024r. Pierwszej sprzedaży na rzecz konsumentów dokonał dnia 12.07.2024r.
Limit zwolnienia z kasy na rok 2024: 9.453,55 zł
Podatnik wykazał następującą sprzedaż na rzecz konsumentów:
- czerwiec – 0 zł,
- lipiec – 2.200 zł,
- sierpień – 3.800 zł,
- wrzesień – 3.500 zł,
- październik – 2.000 zł.
Podatnik już we wrześniu przekroczył limit zwolnienia w kwocie 9.453,55 zł. W takiej sytuacji każda następna sprzedaż na rzecz konsumentów będzie musiała być zaewidencjonowana na kasie rejestrującej (wystawienie paragonu sprzedaży w formie papierowej albo elektronicznej).
Warto w tym miejscu powiedzieć o pewnej ciekawostce z której zdaje sobie sprawę niewielu podatników.
Jeżeli podatnik w trakcie roku rozpoczął sprzedaż na rzecz konsumentów, przekroczył limit ustalany w proporcji czyli utracił zwolnienie z kasy ale potem nie dokonywał w ogóle już sprzedaży wówczas nie musi od razu nabywać kasy rejestrującej. Jeżeli jednak pojawi się taka sprzedaż kiedykolwiek to podatnik jest zobowiązany wystawić paragon a więc nabyć kasę i prowadzić sprzedaż na rzecz konsumentów za jej pomocą.
Inna kwestia to przekroczenie limitu zwolnienia z kasy w przypadku prowadzenia rodzaju sprzedaży zwolnionej z kasy rejestrującej np. z uwagi na płatność przelewem. W takim wypadku przestrzegając warunki zwolnienia podatnik może przez wiele lat nie mieć obowiązku zastosowania kasy rejestrującej.
Przykład 4
Czynny podatnik VAT wykonuje drobne usługi remontowe na rzecz konsumentów. Już w pierwszym roku przekroczył limit zwolnienia z kasy.
Jednak ponieważ wszystkie faktury sprzedaży wystawiane przez podatnika są opłacane przez konsumentów przelewem a z nich wynika jakiej sprzedaży dotyczą (np. nr faktury), to podatnik już przez kilka lat korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.
Jeżeli jednak rozpocząłby sprzedaż towarów lub usług zawartych w § 4 ww. Rozporządzenia to od pierwszej takiej sprzedaży na rzecz konsumentów musi zastosować kasę rejestrującą a więc wystawić paragon.
Ewidencja sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej już od pierwszej sprzedaży na rzecz konsumentów (bez względu na limit zwolnienia 20.000 zł) jest wymagana przy sprzedaży towarów lub usług przedstawionych w poniższej tabeli.
| Wykaz towarów i usług, których sprzedaż na rzecz konsumentów musi być prowadzona przy pomocy kasy rejestrującej już od pierwszej takiej sprzedaży | |
| Towary | Usługi |
| Gaz płynny | Przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia |
| Części do silników | Taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą |
| Silniki do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408) | Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania |
| Nadwozia do pojazdów silnikowych, | W zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów |
| Przyczepy i naczepy | W zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów |
| Części do przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego, | W zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia |
| Części i akcesoria do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli | Prawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia |
| Komputery, wyroby elektroniczne i optyczne oraz silniki elektryczne, prądnice i transformatory | Doradztwa podatkowego |
| Sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego | Związane z wyżywieniem wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) |
| Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT | Fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne |
| Zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych | Kulturalne i rozrywkowe – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe |
| Wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN | Związane z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne |
| Wyroby tytoniowe, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | Mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) |
| Napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
| Perfumy i wody toaletowe, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
