Opublikowano: 2024-10-16

W przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej po stronie sprzedawcy zasadniczo powstaje obowiązek wystawienia paragonu. Jednocześnie przepisy ustawy VAT nie wykluczają w takim przypadku możliwości wystawienia faktury. Taki przypadek rodzi pytanie o właściwe ewidencjonowanie takiego zdarzenia w JPK VAT.

Faktura wystawiona do paragonu

Tytułem wstępu wskażmy, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Nierozłącznym elementem związanym z kasą rejestrującą jest paragon fiskalny, który sprzedawca ma obowiązek wydać nabywcy (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT).

Natomiast w odniesieniu do faktur wskażmy, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.

Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Powyższe oznacza, że konsument, który otrzymał paragon może jednocześnie złożyć żądanie o wystawienie faktury. Podkreślenia przy tym wymaga, że wystawienie faktury w żaden sposób nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. Równolegle wskażmy, że taką fakturę sprzedawca może też wystawić dobrowolnie.

Dodatkowo wskażmy na treść art. 106h ust. 1 ustawy VAT, gdzie możemy przeczytać, że w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1. do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo

2. pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

WAŻNE

W stosunku do nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej może zostać wystawiona faktura do paragonu.

Zasady ewidencjonowania faktury wystawionej do paragonu

W myśl § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego: wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy.

Stosownie do przepisu § 10 ust. 5 ww. rozporządzenia ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

1. „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących;
2. „WEW” – dokument wewnętrzny;
3. „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy.

W myśl ww. art. 109 ust. 3D ustawy faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1-3, ujmuje się w ewidencji, o której mowa w ust. 3, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Z powyższego wynika, że w prowadzonej ewidencji dla celów prawidłowego rozliczenia podatku należnego, symbolem „FP” powinny być oznaczone faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej.

W świetle powyższego możemy wyróżnić dwa przypadki.

Po pierwsze jeżeli podatnik zobowiązany do ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej wystawi fakturę do paragonu to podstawą zapisów w pliku JPK VAT będzie raport okresowy z kasy fiskalnej (skrót „RO”). Faktura wystawiona do paragonu nie zwiększa kwoty podatku należnego (w takim przypadku podatek byłby naliczony dwukrotnie) ale musi być oznaczona skrótem „FP”.

Natomiast druga możliwość to sytuacja gdy podatnik nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej (z uwagi na zwolnienie od tego obowiązku) i jednocześnie sprzedaż na rzecz osób fizycznych dokumentuje fakturą.

W przypadku braku obowiązku stosowania ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaż udokumentowaną fakturą wystawioną na żądanie klientów, należy wykazać na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW”, tak jak transakcje nieudokumentowane fakturą. Bez względu na to w którym momencie nabywca zgłosi żądanie, czy przed czy po dokonaniu transakcji, i ww. faktura zostanie wystawiona.

Ponadto jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 16.05.2022 r., nr 0114 KDIP1-3.4012.112.2022.1.AMA sprzedawca w takich przypadkach nie może ujmować takich faktur JPK VAT z deklaracją z oznaczeniem „FP”, ponieważ faktury te nie są objęte zakresem art. 109 ust. 3d ustawy.

WAŻNE

Faktury wystawione przez podatnika zwolnionego od obowiązku posiadania kasy rejestrującej nie podlegają oznaczeniu „FP” w pliku JPK VAT lecz są wykazywane w ramach zapisu zbiorczego „WEW”.

Ze wskazanych przepisów wynika, że jeżeli dokonywana przez podatnika sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie podlega fiskalizacji za pomocą kasy rejestrującej, a podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, to transakcja taka powinna zostać ujęta w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego. W JPK VAT z deklaracją do takiego dokumentu ma zastosowanie oznaczenie „WEW”. Natomiast oznaczenie „FP” należy stosować tylko w stosunku do faktur wystawionych do paragonu.