Opublikowano: 2025-02-01

Użytkowanie pojazdu samochodowego w firmie to możliwość odliczania 50% podatku VAT albo 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych jego dotyczących.

Możliwość pełnego odliczania podatku VAT od nabycia oraz od poniesionych wydatków eksploatacyjnych pojazdu firmowego wiąże się m.in. z obowiązkiem prowadzenia ewidencji kilometrów VAT.

Którzy więc podatnicy będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji kilometrów VAT?

Odliczenie 100% podatku VAT od wydatków na nabycie i eksploatację pojazdu firmowego

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego z faktur za nabycie i eksploatację pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 ton.

Jeżeli jednak chce odliczyć 100% podatku VAT od nabycia i od eksploatacji pojazdu samochodowego o DMC do 3,5 ton wówczas musi spełnić kilka warunków. Jednym z nich jest obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów VAT ale o tym w dalszej części publikacji.

Należałoby w pierwszej kolejności ustalić o jakie pojazdy samochodowe chodzi?

Ograniczenia w odliczeniu 100% VAT naliczonego dotyczą tylko pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton

Na mocy art. 2 pkt 34 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361) pojazdy samochodowe dla celów VAT (dla których występują ustawowe ograniczenia odliczenia podatku VAT) to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony.

ISTOTNE:

Tylko pojazdy samochodowe o DMC do 3,5 ton podlegają ograniczeniom odliczenia do 50% podatku VAT z faktur za zakup takiego pojazdu oraz wydatki dotyczącego jego eksploatacji. Niemniej dla tych pojazdów przewidziano pewne wymogi umożliwiające pełne odliczenie VAT od nabycia i wydatków eksploatacyjnych dotyczących tych pojazdów.

Pojazdy samochodowe o DMC powyżej 3,5 ton nie podlegają żadnym ograniczeniom odliczeń podatku VAT od nabycia i wydatków eksploatacyjnych.

Co ciekawe jeżeli podatnik użytkuje w działalności gospodarczej pojazd samochodowy o DMC do 3,5 ton a w dowodzie rejestracyjnym widnieje wpis – samochodów ciężarowy to mimo to ten pojazd będzie podlegał ograniczeniom odliczeń VAT jak i warunkom dla pełnego odliczenia VAT od ich nabycia i ich eksploatacji.

ISTOTNE:

Prawo do odliczenia 100% podatku VAT od nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 będzie miał czynny podatnik VAT, który nabył i użytkuje taki pojazd tylko w działalności gospodarczej (bez użytkowania prywatnego) albo nabyty do działalności pojazd jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

W przypadku pojazdu konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (jeżeli te przeznaczenie wynika z dowodu rejestracyjnego) sprawa jest prosta. Czynny podatnik VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia i eksploatacji tegoż pojazdu.

Natomiast w odniesieniu do pozostałych pojazdów o DMC do 3,5 muszą być spełnione określone warunki tzn.:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika (określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania),
2. prowadzona przez podatnika dla tych pojazdów ewidencja VAT przebiegu pojazdu,

– wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Mowa tu o poniższych pojazdach o DMC do 3,5 ton.

Pojazdy samochodowe o DMC do 3,5 ton uznawane za używane wyłącznie w działalności (prawo do odliczania 100% podatku VAT)
Rodzaj pojazdu o DMC do 3,5 ton	Uszczegółowienie
Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą	a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
Pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu
Spełnienie wymagań dla powyższych pojazdów samochodowych stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań
Pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń	a) agregat elektryczny/spawalniczy, b) do prac wiertniczych, c) koparka, koparko-spycharka, d) ładowarka, e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, f) żuraw samochodowy – jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym
Spełnienie wymagań dla powyższych pojazdów samochodowych stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym

Co oznacza powyższy wykaz pojazdów samochodowych?

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT od nabycia i eksploatacji ww. pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton jeżeli przeznaczenie (konstrukcja) tych pojazdów jest potwierdzone:

1. przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań,
2. dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

W odniesieniu do pozostałych (innych niż ww.) pojazdów o DMC do 3,5 ton muszą być spełnione ustawowe warunki.

Warunki pełnego odliczenia VAT naliczonego od nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton

Czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od nabycia i wydatków eksploatacyjnych pozostałych (poza pojazdami uznanymi za używane wyłącznie w działalności) pojazdów o DMC do 3,5 jeżeli:

1. pojazd został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego ze względu na adres zamieszkania podatnika za pomocą formularza VAT-26,
2. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika (określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania) wyklucza użytek prywatny,
3. została zaprowadzona przez podatnika dla tych pojazdów ewidencja VAT przebiegu pojazdu.

I tutaj kłania się obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów VAT. Zatem jest ona wymogiem stanowiącym jeden z dowodów, iż czynny podatnik VAT użytkuje pojazd samochodowy o DMC (poza ww.) wyłącznie w działalności gospodarczej.

Jest jeszcze jeden wyjątek od reguły.

Warto by w tym miejscu sporządzić reasumpcję sytuacji w których czynny podatnik VAT nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT.

Kiedy czynny podatnik VAT nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT dla pełnego odliczenia podatku VAT ? Wtedy, gdy:

1. Pojazd samochodowy jest przeznaczony wyłącznie do odsprzedaży (w tym sprzedaży jako towarów handlowych) jeżeli sprzedaż tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
2. Pojazd samochodowy został oddany w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze jeżeli najem, dzierżawa, leasing lub inne umowy o podobnym charakterze tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
3. Czynny podatnik VAT odlicza tylko 50% podatku VAT od nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton;
4. Czynnemu podatnikowi VAT nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton;
5. Czynny podatnik VAT użytkuje pojazdy o DMC do 3,5 ton typu:

• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
  – klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
  – z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
• pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
  – agregat elektryczny/spawalniczy;
  – do prac wiertniczych;
  – koparka, koparko-spycharka;
  – ładowarka;
  – podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych;
  – żuraw samochodowy,
  jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

W pozostałych przypadkach czynny podatnik VAT, który chce odliczać 100% podatku VAT naliczonego od nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton ma obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów VAT a jeszcze przed tym zgłoszenia takiego pojazdu do urzędu skarbowego za pomocą VAT-26 i zaprowadzenia zasad wykluczających użytek prywatny.

Końcowo warto podkreślić, iż wciąż występują wątpliwości co do tego czy podatnik zwolniony z VAT powinien prowadzić ewidencję kilometrów dla celów VAT. Nie chodzi tu o kwestię pełnego odliczenia VAT bo podatnik zwolniony z VAT nie ma do tego prawa ale o kwestię ujęcia 75% albo 100% wydatków eksploatacyjnych w koszty firmy. Do dnia dzisiejszego sprawy tego typu obarczone są niejasnością.