Opublikowano: 2025-02-17

Od czasu do czasu wielu przedsiębiorcom zdarza się opłacić składki ZUS z opóźnieniem. W niektórych sytuacjach pozostaje to bez konsekwencji. W innych należy dodatkowo uregulować odsetki za zwłokę.

W jaki sposób ustalić odsetki od zapłaty zaległych składek ZUS. Dlaczego w niektórych przypadkach ustala je się odmiennie od odsetek od zaległości podatkowych? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Czym są odsetki od zaległości składkowych ZUS

Płatnik składek, który opłaca składki ZUS po obowiązujących ustawowych terminach musi liczyć się z tym, że może być zobligowany do zapłaty dodatkowej kwoty w postaci odsetek właśnie za spóźnienie z zapłatą należnych składek.

Nie zawsze jednak wystąpią odsetki od zapłaty zaległych składek ZUS. Zależy to od wysokości zaległości w składkach ZUS, okresu czasu po którym tę zaległość uregulowano czy wysokości obliczonych odsetek. Ma bowiem tu zastosowanie tzw. wolna kwota odsetek, do wysokości której płatnik składek nie powinien ich płacić.

Odsetki mogą pojawić się również w sytuacji zapłaty zbyt niskiej kwoty składek ZUS. Warto zaznaczyć, że w tym przypadku jak i przy braku jakiejkolwiek zapłaty składek ZUS płatnik składek otrzyma wezwanie do zapłaty a przy braku reakcji być możne nawet doliczoną karę.

Terminy płatności składek ZUS:

Termin	Kogo dotyczy
Do 5-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym	Jednostki budżetowe, zakłady budżetowe
Do 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym	Spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, niektóre przedsiębiorstwa państwowe, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie, inne
Do 20-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym	Osoby fizyczne prowadzące działalność w różnej formie tzn.: jednoosobowej, jako wspólnik spółki osobowej, jako wspólnik spółki kapitałowej.

Miesiąc rozliczeniowy to miesiąc za który płatnik składek (przedsiębiorca) dokonuje:

• rozliczenia należnych składek ZUS z tytułu prowadzonej działalności i zatrudnianych w niej pracowników, zleceniobiorców,
• złożenia deklaracji ZUS,
• zapłaty należnych składek ZUS,
• niekiedy innych obowiązków jak raz w roku w okresie 05/202X złożenie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w deklaracji za okres 04/202X.

Należne składki ZUS czyli jakie

Składki ZUS należne to składki wynikające ze złożonej deklaracji ZUS. Przykładowo składki ZUS należne za okres 10/2024r. to składki ZUS do zapłaty wynikające z deklaracji ZUS (DRA) za okres 10/2024r.

W sytuacji gdy płatnikiem składek jest jednoosobowy przedsiębiorca bez jakichkolwiek pracowników, zleceniobiorców na łączną kwotę składek ZUS do zapłaty składają się składki na:

1. ubezpieczenie zdrowotne gdy płatnik składek korzysta z ulgi na start,
2. ubezpieczenia społeczne i zdrowotne gdy płatnik składek korzysta z ZUS preferencyjnego,
3. ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy gdy płatnik składek opłaca minimalny (pełny) ZUS,
4. ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i niekiedy Fundusz Pracy (zależy od podstawy) gdy płatnik składek korzysta z ulgi Mały ZUS Plus.

Gdy płatnik składek zatrudnia pracowników, zleceniobiorców to poza ww. składkami należnymi także z tytułu wynagrodzenia pracowników, zleceniobiorców dojdzie składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, która jest niezależna od wysokości wynagrodzenia, odmiennie od Funduszu Pracy który u prawników, zleceniobiorców jest naliczany, gdy wysokość naliczonego wynagrodzenia osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Odsetki od zaległości ZUS nieco odmiennie od odsetek podatkowych

Płatnik składek, który opłaca składki ZUS po terminie musi liczyć się z ewentualną dopłatą odsetek od zaległości w ZUS.

Nasuwa się pytanie co robi ZUS gdy otrzyma zaległą wpłatę składek?

Przede wszystkim porównuje wysokość otrzymanej od przedsiębiorcy wpłaty na poczet składek ZUS do kwoty należnych składek ZUS (za konkretny okres). Następnie weryfikuje ilość dni opóźnienia w zapłacie składek. Potem sprawdza czy od wpłaconej zaległości wychodzą należne odsetki ustawowe.

Podział ten polega na rozdzieleniu i podzieleniu otrzymanej wpłaty (także na odsetki) w taki sposób aby na każdy fundusz została przekazana kwota proporcjonalnie przypadająca do całości należnych składek. O jakich funduszach tu mowa?

Chodzi tu o następujący podział:

1. Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) na który składają się składki na ubezpieczenia społeczne czyli emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe,
2. Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych (NFZ) na który składa się wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne,
3. Fundusz Pracy (FP i FGŚP) na który składa się wyłącznie składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
4. Niekiedy Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Płatnik składek może i oczywiście powinien przed dokonaniem wpłaty zaległości zweryfikować czy będzie zobowiązany naliczać odsetki. W jaki sposób?

Płatnik składek, który reguluje zaległe składki ZUS (a więc po terminie) musi zacząć od weryfikacji czy ma obowiązek zapłaty także odsetek od zaległych składek. To nie wszystko.

Gdy obliczy kwotę (ewentualnych) odsetek za zwłokę za każdy miesiąc zaległości w składkach ZUS wówczas powinien zweryfikować czy kwota tych odsetek (za każdy miesiąc) przekracza kwotę stanowiącą 1% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w roku do którego odnoszą się zaległe składki ZUS.

Mówi o tym art. 23 ust. 1a ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497) – odsetek za zwłokę (od zaległości w składkach ZUS) nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

ISTOTNE:

W przypadku zaległości w składkach ZUS za miesiące rozliczeniowe roku a 2024 kwota obliczonych odsetek nie podlega wpłacie jeżeli nie jest większa niż:

• 42,42 zł – gdy zaległe składki ZUS dotyczą okresu od 01.01.2024r. do 30.06.2024r.,
• 43 zł – gdy zaległe składki ZUS dotyczą okresu od 01.07.2024r. do 31.12.2024r.
• 46,66 zł – gdy zaległe składki ZUS dotyczą roku 2025.

Kwotę obliczonych odsetek za zwłokę należy zaokrąglić do pełnych złotych ich zapłaty (jeżeli przekroczyły owy 1%) dokonuje się jednym przelewem wraz z zaległościami w składkach ZUS.

ISTOTNE:

Odsetki za zwłokę w zapłacie zaległych składek ZUS oblicza się od dnia następnego po dniu upływu terminu płatności. Należy podkreślić, iż gdy termin ten przypada w dzień wolny czyli w sobotę, niedzielę, święto wówczas ulega on przesunięciu na pierwszy dzień roboczy po dniu wolnym.

Przy obliczaniu odsetek od zaległości podatkowych jest przewidziana odmienna kwota wolna odsetek wynosząca zaledwie 8,70 zł zamiast kwoty 1% minimalnego wynagrodzenia.

ISTOTNE:

W przypadku ustalania odsetek za zwłokę w zapłacie zaległości ZUS nie obowiązują obniżone odsetki za zwłokę tak jak ma to miejsce przy odsetkach od zaległości podatkowych.

Obliczenie odsetek od zaległych składek ZUS

Płatnik składek, który chce wyliczyć wysokość odsetek od zaległych składek ZUS musi je obliczać od dnia następnego po dniu upływu terminu płatności do dnia zapłaty kwoty zaległości ZUS (plus kwota odsetek za zwłokę). Kwota zaległości i odsetek muszą być zapłacona w tym samym dniu. Należy zaznaczyć, iż odsetki za zwłokę liczone są za każdy dzień zwłoki w zapłacie do dnia zapłaty.

Obliczenie kwoty odsetek wymaga od podatnika ustalenia kilku rzeczy:

1. stopy oprocentowania odsetek – aktualnie wynosi ona 14,50%,
2. kwoty zaległości składek ZUS za miesiące rozliczeniowe,
3. terminy zapłaty składek ZUS,
4. dzień zapłaty zaległości ZUS,
5. liczba dni zwłoki w zapłacie zaległości ZUS.

Odsetki za zwłokę od zaległości w składkach ZUS należy obliczyć według poniższego sposobu:

Kwota odsetek od zaległych składek ZUS za miesiąc rozliczeniowy	=	Należne składki ZUS za miesiąc rozliczeniowy x liczba dni zwłoki w zapłacie x stopa procentowa
		365 x 100

ISTOTNE:

Stopa procentowa odsetek za zwłokę w zapłacie zaległości ulega okresowym zmianom. Aktualnie wynosi ona 14,50 % i obowiązuje od dnia 05.10.2023r. To oznacza, że jeżeli płatnik składek posiada zaległości za okresy starsze czyli przed dniem 05.10.2023r. to musi odszukać stopę procentową obowiązującą na te, starsze okresy.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż powyższe zasady obliczania odsetek od zaległości w składkach ZUS na ubezpieczenia społeczne (FUS), ubezpieczenie zdrowotne (FUZ), Fundusz Pracy (FP) a nie odnoszą się do zaległości w składce na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Przykład

Płatnik składek – osoba fizyczna prowadząca działalność posiadała na dzień 20.11.2024r. zaległości w składkach ZUS w kwocie 5.800 zł. Zaległość dotyczyła miesięcy 07,08,09 / 2024r.

Termin płatności tych składek upłynął dnia 20.10.2024r. Z uwagi jednak na to, iż dzień terminu płatności to niedziela – termin płatności składek ulega przesunięciu na pierwszy dzień roboczy tj. 21.10.2024r.

To z kolei ma wpływ na to, iż odsetki za zwłokę przedsiębiorca obliczy od dnia 22.10.2024r.

Płatnik składek postanowił w dniu 25.11.2024r. zapłacić całość zaległości wraz z odsetkami. Ile one wyniosą?

• kwota zaległości: 5.800 zł,
• termin płatności: 21.10.2024r.,
• termin liczenia odsetek: od 22.10.2024r. do 20.11.2024r.,
• dzień zapłaty: 20.11.2024r.,
• liczba dni zwłoki: 30 dni,

(5.800 zł x 30 dni x 14,50 %) / (365 x 100) = 69 zł.

Płatnik składek zapłacił dnia 20.11.2024r. kwotę zaległości składek ZUS wraz z odsetkami wynoszącą 5.869 zł.

Końcowo warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii.

Odsetek od zaległości w składkach ZUS płatnik składek nie zapłaci także wtedy kiedy po stronie ZUS będzie leżała przyczyna braku tej zapłaty. O co tutaj chodzi?

Mowa tu o przypadkach kiedy:

1. ZUS prześle zawiadomienie o saldzie niezgodnym z rzeczywistym,
2. ZUS prześle nieprawidłowe rozliczenie składek ZUS,
3. płatnik składek zastosuje się w swojej sprawie do utrwalonej praktyki interpretacyjnej wydanej przez ZUS,
4. płatnik składek zastosuje rozwiązanie w postaci interpretacji wydanej przez ZUS wyłącznie dla niego.

Jednakże gdy ZUS zauważy swój błąd prześle do przedsiębiorcy zawiadomienie zawierające prawidłowe dane bez naliczonych odsetek. Jeżeli wtedy płatnik składek nie ureguluje zaległych składek w terminie widniejącym w zawiadomieniu wówczas ZUS naliczy odsetki od dnia następnego po dniu w którym składki ZUS stały się wymagalne